Gemeinsames Arbeiten - unser webbasiertes Projektportal

Das Kommunikation manchmal Glückssache ist, hat man wahrscheinlich schon des öfteren selbst bemerkt. Gerade in der Zusammenarbeit in einem Projekt mit mehreren Beteiligten, ist es sinnvoll, Informationen kanalisiert und strukturiert zu sammeln und verfügbar zu haben.

Um diese Aufgabe professionell und dennoch "Benutzerfreundlich" zu lösen, arbeiten wir seit längerem mit einem webbasierten Projektportal/Ticketsystem. Dieses Portal dient zum einen allen unseren Kunden/Interessenten als Anlaufstelle für Support-Anfragen und zum anderen für definierte Projekte als Pool zum Austausch von Informationen, Aufgaben und Notitzen.

Supportanfragen per E-Mail

Für allgemeine und auch für projektbezogene Anfragen an uns, verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse support@47gradnord.de . Beschreiben Sie in der Nachricht ihr Anliegen und schildern Sie uns um welchen Fehler oder um welchen Vorgang es sich handelt.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail. Auch unser Support-Team erhält im gleichen Augenblick die Information über eine neue Anfrage.

Wir kümmern uns in aller Regel am selben Tag oder am nächsten Werktag um Ihr Anliegen. Sie erhalten unsere Antwort ebenfalls per Mail. Wenn Sie auf eine Nachfrage oder Information zu dem Vorgang antworten wollen, verwenden Sie bitte unbedingt die "Antworten"-Funktion aus ihrem E-Mail Programm. Wichtig dabei sind zwei Dinge:

  • Im Betreff der Antwort muss der Begriff "Task" und eine entsprechende Kennzahl vorhanden sein. Dieses Element ist mit zwei geschweiften Klammern gekennzeichnet. Bitte verändern Sie also beim Antworten die Betreffzeile nach Möglichkeit nicht. Ansonsten besteht die Gefahr, das wir die Antwort ihrer eigentlichen Anfrage nicht mehr zuordnen können.
  • Nachdem Sie in ihrem E-Mail Programm auf "Antworten" geklickt haben, entfernen Sie am besten alle Inhalte die nach dem Hinweis "Antworten Sie über dieser Linie" aufgeführt sind. Das dient dazu, das im Verlauf Informationen nicht mehrfach gelistet werden.

Nachdem wir Ihr Anliegen gelöst haben, beenden wir meist die Anfrage und schließen das Ticket. Auch darüber erhalten Sie eine Information per E-Mail. Sollten sie dennoch ein weiteres Anliegen zu dieser bereits bestehenden Anfrage haben, so können Sie das Ticket jederzeit mit einer erneuten Antwort wieder eröffnen.

Anfragen in einem definierten Projekt

Wenn wir gemeinsam an einem definierten Projekt arbeiten, erhalten Sie von uns noch separat Zugangsdaten für die webbasierte Nutzung des Portals.

Sie können sich über folgende URL mit Ihren Zugangsdaten am System anmelden: http://support.47gradnord.de . Nach dem erfolgreichen Login leiten wir Sie direkt zu einer Übersichtsseite weiter. Hier sehen Sie alle Aktivitäten, Anfragen und Projekte an denen Sie beteiligt bzw. in die Sie involviert sind.

In der Navigation links können Sie über die Schaltfläche "Projekte" eine Übersicht der für Sie eingerichteten Projekte einsehen. Nach der Auswahl des gewünschten Projektes, sehen Sie - gefiltert für dieses eine Projekt - alle bereits stattgefundenen Aktivitäten.

Ein wichtiger Bereich in jedem Projekt ist der Punk "Aufgaben". Hier sammeln wir zum einen alle ihre projektbezogenen Anfragen/Aufgaben und sie sehen dort auch die Aufgaben/Anfragen welche wir zu Ihrem Projekt erstellt haben. Im Bereich "Aufgaben" haben Sie also immer den optimalen Überblick über die gesamte Projekt-Kommunikation.

Sie können natürlich auch jederzeit online in ihrem persönlichen Bereich eine neue Anfrage/Aufgabe erstellen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht Projekte und wählen das gewünschte Projekt aus. Klicken Sie dann auf den Reiter "Aufgaben". Klicken Sie dann rechts auf "neue Aufgabe" und erstellen Sie damit die entsprechende Anfrage/Aufgabe.

Nennen Sie uns dabei einen Betreff und beschreiben Sie Ihr Anliegen. Sollen bestimmte oder mehrere Personen - entweder aus unserem Team oder auch aus Ihrem Team - für die Aufgabe zu zuständig sein, dann kreuzen Sie die entsprechenden Namen rechts in der Liste an.

Sie können zu jeder Anfrage auch beliebig viele Dateien anhängen. Klicken Sie dazu im rechten Bereich auf den Button "Dateien anhängen". Wenn Sie alles eingetragen haben, dann klicken Sie bitte auf Aufgabe hinzufügen. Sie erhalten dann wie gewohnt eine Bestätigung über die Anlage einer neuen Aufgabe.

13.11.2015, Geschrieben von Holger Neuner

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